Reglamento de Inteligencia Artificial y notarías: obligaciones reales y plazos

Reglamento de Inteligencia Artificial y notarías: obligaciones reales y plazos

Por el equipo de Lexlon · Mayo 2026 · 7 min de lectura

El sector notarial y la IA: un punto de inflexión

El sector notarial español lleva años incorporando tecnología a su práctica diaria. La digitalización de escrituras, la firma electrónica y los sistemas de consulta telemática forman ya parte del trabajo habitual en cualquier notaría del país.

En 2025, ese proceso dio un salto cualitativo. El Consejo General del Notariado presentó el Proyecto Atenea, un modelo de inteligencia artificial supervisada para automatizar el procesamiento de escrituras notariales, con más de 400 notarías ya utilizándolo a través del Centro Tecnológico del Notariado. El sistema ya automatiza la extracción de datos del 70% del volumen total de documentos notariales.

Esta iniciativa tiene alcance nacional y es impulsada por el Consejo General del Notariado. Las obligaciones que se describen en este artículo aplican a todas las notarías de España por igual, independientemente de su comunidad autónoma o colegio notarial.

Pero junto con la adopción de IA llega una pregunta que la mayoría de notarías todavía no se ha hecho: ¿qué obliga el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial a las notarías que ya usan estas herramientas?

Qué es el Reglamento de IA y desde cuándo está en vigor

El Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como AI Act o Reglamento de Inteligencia Artificial, es la primera norma integral del mundo sobre inteligencia artificial. Entró en vigor el 1 de agosto de 2024 y sus obligaciones se aplican de forma escalonada, siendo de aplicación directa en España sin necesidad de ley nacional de transposición.

El calendario de obligaciones es el siguiente:

El 2 de febrero de 2025 entraron en vigor la prohibición de sistemas de IA de riesgo inaceptable y, lo más relevante para las notarías, la obligación de alfabetización en materia de IA del artículo 4.

El 2 de agosto de 2025 se activaron las obligaciones para modelos de IA de propósito general, como los grandes modelos de lenguaje tipo GPT-4, Claude o Gemini.

El 2 de agosto de 2026 entrará en vigor la plena aplicación del régimen sancionador y las obligaciones completas para sistemas de IA de alto riesgo.

La obligación que ya tienen todas las notarías: el artículo 4

Este es el punto crítico que la mayoría de notarías desconoce.

El artículo 4 del Reglamento establece literalmente: "Los proveedores y los responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para garantizar, en la mayor medida posible, que su personal y otras personas que operen y utilicen sistemas de IA en su nombre tengan un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA, teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, experiencia, educación y formación, así como el contexto en el que se utilicen los sistemas de IA."

Esta obligación es exigible desde el 2 de febrero de 2025. La simple utilización de la IA ya no es suficiente. Los responsables del despliegue deben garantizar que su personal cuenta con la formación necesaria para comprender cómo funcionan estos sistemas, sus limitaciones, sus riesgos y sus oportunidades.

¿Una notaría es "responsable del despliegue"?

Sí, en cuanto utilice cualquier herramienta de IA en su actividad profesional. Un responsable del despliegue es cualquier organización que usa un sistema de IA en el marco de su actividad profesional. Si se usa ChatGPT para redactar documentos o cualquier software con IA integrada, la notaría es operadora y tiene obligaciones propias.

En el contexto de una notaría, esto incluye el uso de ChatGPT, Claude, Copilot o cualquier IA generativa para redactar o revisar escrituras, poderes o actas; software de gestión notarial que incorpore funciones de IA como clasificación automática, extracción de datos o sugerencias de texto; el propio Proyecto Atenea, cuyo uso convierte a la notaría en responsable del despliegue a efectos del Reglamento; herramientas de verificación de identidad con IA; y chatbots de atención al cliente en la web de la notaría.

Si el notario es autónomo sin empleados y es él mismo quien usa la herramienta, la obligación se traduce en que él tenga esa alfabetización suficiente. Si tiene empleados que usan estas herramientas, todos deben estar alfabetizados. El volumen cambia el esfuerzo, no la obligación.

Qué significa en la práctica "alfabetización en IA"

No se trata de convertir al notario o su personal en expertos técnicos. La alfabetización en IA implica dotar a los profesionales de una comprensión de cómo funciona la inteligencia artificial, garantizar su uso responsable y entender cómo puede afectar a los derechos fundamentales.

Para una notaría, esto se traduce en cosas concretas: saber que ChatGPT puede generar contenido incorrecto o sesgado y no debe usarse para redactar cláusulas sin revisión humana experta; entender que los datos introducidos en una IA generativa pueden ser procesados por servidores externos, con implicaciones para el secreto notarial y el RGPD; conocer qué sistemas de IA se usan en la notaría, con qué finalidad y con qué nivel de supervisión humana; y tener documentado ese conocimiento para poder acreditarlo ante la AESIA si fuera necesario.

En caso de supervisión por la autoridad competente, la organización deberá poder acreditar las medidas adoptadas para cumplir con el artículo 4 mediante documentación interna y evidencias de formación.

El supervisor en España: la AESIA

En España, el organismo encargado de la supervisión del artículo 4, con facultades para sancionar, es la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA). Su director general participó en las II Jornadas Tecnológicas del Notariado de marzo de 2025, lo que da una idea de la relevancia que el regulador español otorga al sector.

El régimen sancionador completo del Reglamento será plenamente exigible a partir del 2 de agosto de 2026. Las multas pueden alcanzar hasta 35 millones de euros o el 7% de la facturación anual global para las infracciones más graves.

El Proyecto Atenea

El Proyecto Atenea es una excelente iniciativa del Consejo General del Notariado orientada a mejorar la eficiencia del sector en la gestión de índices y escrituras. El sistema no almacena la información tratada y se basa en prompts adaptativos con control humano durante todo el proceso. Es un ejemplo de IA responsable a nivel corporativo.

Pero Atenea no resuelve las obligaciones individuales de cada notaría como responsable del despliegue. El hecho de que el CGN haya implementado un modelo de IA supervisado a nivel corporativo no exonera a cada notaría de formar a su personal en el uso responsable de las herramientas de IA que utiliza individualmente, documentar esa formación, tener una política interna de uso de IA que proteja la confidencialidad de los datos de los clientes, y hacer un inventario de los sistemas de IA que usa en su actividad diaria.

Qué debe hacer una notaría ahora mismo

Con independencia de su comunidad autónoma o colegio notarial, cualquier notaría que use herramientas de IA en su actividad debería completar estos pasos antes del 2 de agosto de 2026.

Inventario de herramientas. Listar todos los sistemas de IA en uso: software de gestión, herramientas de IA generativa, verificación de identidad, cualquier automatización con IA. Incluir las que usa el personal de forma individual aunque no estén contratadas institucionalmente.

Formación documentada. Formar a todo el personal que use estas herramientas en sus capacidades, limitaciones y riesgos. La formación no necesita ser extensa, pero sí proporcionada al nivel de uso y, sobre todo, documentada.

Política de uso de IA. Establecer qué herramientas de IA están autorizadas, en qué contextos y con qué controles. Esto es especialmente relevante en notarías dada la confidencialidad de los protocolos y la responsabilidad de la fe pública.

Certificado de conformidad. Mantener evidencia documental de que se han tomado estas medidas, para poder acreditarlo ante la AESIA si fuera necesario.

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Preguntas frecuentes

¿Afecta el Reglamento de IA a todas las notarías de España o solo a las de determinadas comunidades? A todas por igual. El Reglamento (UE) 2024/1689 es de aplicación directa en todo el territorio de la UE. No hay diferencias por comunidad autónoma ni por colegio notarial.

¿El Proyecto Atenea del CGN me obliga como notario individual? Usar Atenea te convierte en responsable del despliegue de ese sistema de IA, lo que activa las obligaciones del Reglamento. El CGN gestiona el sistema a nivel corporativo, pero cada notaría es responsable de que su personal esté adecuadamente formado en su uso.

¿Qué pasa si solo uso ChatGPT ocasionalmente? La obligación existe igualmente aunque el uso sea ocasional. La proporcionalidad afecta al nivel de formación requerido, no a la existencia de la obligación.

¿Hay sanciones ya en vigor? El régimen sancionador completo entra en vigor el 2 de agosto de 2026. La obligación de alfabetización del artículo 4 es exigible desde febrero de 2025, pero las sanciones específicas para su incumplimiento dependen del desarrollo de la normativa nacional por la AESIA.

¿Qué documentación debo conservar? Registro de herramientas de IA utilizadas, evidencias de formación del personal (fechas, contenidos, personas formadas) y política interna de uso de IA. No hay un formato obligatorio establecido por la normativa. En Lexlon proveemos todo lo necesario.

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Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Lexlon es una herramienta de software. Cada organización es responsable de verificar que su implementación cumple con todos los requisitos legales aplicables a su sector y circunstancias particulares.

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